Dallo scorso primo gennaio di quest’anno è obbligatoria la fattura elettronica sia per le aziende che per i privati.

Cos’è la fattura elettronica

Per capire meglio la fattura elettronica è bene sapere che si tratta di un sistema che elimina la carta e la spedizione, ma soprattutto si parla di emissione e conservazione delle fatture utilizzando dei dispositivi elettronici che le trasmettono ad un centro specializzato.

Chi è obbligato

Tutti coloro che hanno una Partita IVA devono emettere la fattura elettronica, tranne il regime forfettario o di vantaggio. Di conseguenza anche i privati e non solo le aziende devono rispettare questa procedura che consiste nell’acquisire competenze, strumenti e programmi adatti per la fatturazione digitale.

Il vantaggio che ne deriva è quello ecologico per la diminuzione dei documenti cartacei, con una riduzione anche in termini di tempi e costi, archivi e controlli fiscali.

Come fare

La modalità principale per emettere la fattura elettronica è quella del formato che dovrà avere nel momento della sua creazione. Questo importante particolare infatti si traduce in XML ovvero Extensible markup language. Mentre per quel che riguarda l’invio, la stessa deve essere trasmessa con Sdi, meglio detto Sistema di Interscambio Nazionale, già in uso dalla Pubblica Amministrazione. Dopo che le nuove fatture saranno emesse e trasmesse non resta che conservarle sempre in formato digitale per 10 anni.

Alla fine, questo adeguamento mette in ordine un processo importante per l’economia nazionale.

Codice destinatario

Un particolare essenziale e necessario è quello del codice che le aziende devono richiedere all’Agenzia delle Entrate quando entrano per la prima volta nella fatturazione elettronica. Altrimenti, possono avvalersi di un servizio outsourcing per l’invio e la ricezione di documenti.

Come primo passaggio bisogna trasmettere all’agenzia l’indirizzo telematico e ricevere le fatture in XML.
Per il secondo passaggio è bene creare un database composto da tutti i codici destinatari e posta certificata della clientela.

Il terzo passaggio invece comprende un sistema gestionale per fatturare nel nuovo modo, quindi con XML e utilizzare così un software comprensivo di Sdi.

Come ultimo passaggio, che riguarda la conservazione delle fatture elettroniche ricevute ed emesse, c’è l’obbligo di conservarle per 10 anni, come già precisato.