Il processo di gestione documentale, chiamato anche Electronic Document Management System, permette sia la gestione, che l’organizzazione, la condivisione e l’archiviazione dei file. La gestione aziendale dei documenti nasce in Italia negli anni novanta, quando la progressiva diminuzione dei costi degli spazi sui vari meccanismi informatici, hanno permesso la nascita di processi informatici che consentono non solo l’ archiviazione, ma anche di gestire le più importanti categorie di documenti, che interessano le Amministrazioni Pubbliche e le società private.

Tecnicamente ci si riferisce a una gestione di documenti, quando un’apposita applicazione permette l’esecuzione di operazioni intense sui documenti, classificandoli e indicizzandoli seguendo appositi algoritmi.

Generalmente i processi di documentazione comprendono il BPMS, ovvero il Business Process Management System, che consente di rendere automatica la gestione dei procedimenti collegati sia ai dati, che ai documenti.

Vantaggi della gestione documentale di un’ azienda

Il processo aziendale di dematerializzazione consente alle società di ottimizzare sia i modi di comunicazione, sia i modi di interagire, garantendo in tal modo l’amministrazione completa dei documenti, che comprende: produzione dei documenti sia per uso interno che per uso esterno, la loro relativa archiviazione e custodia seguendo le rispettive normative.

Questa gestione automatizzata elettronica consente all’azienda di conservare la propria documentazione in maniera del tutto identica al momento in cui è stato reso valido.

Come integrare in azienda un sistema di gestione documentale?

Qualsiasi inserimento innovativo all’interno di un nucleo aziendale deve essere fatto in maniera attenta ed accurata, in particolar modo tale processo deve permettere di:

• diminuire, in maniera cospicua, la quantità cartacea utilizzata, evitando in tal modo anche l’ inquinamento ambientale;
• ridurre gli spazi destinati alla loro archiviazione;
• rendere, anche con il passare del tempo, i documenti inalterati, senza il rischio che si sbiadiscono, si macchiano o rovinano: tale processo è permesso mediante il backup e ai relativi sistemi tecnologici che garantiscono sia la paternità del documento, sia il suo contenuto e la data in cui è stato emesso;
• diminuire i costi gestionali e i vari processi interni alla società;
• rendere sicuri i dati contenuti nei documenti riservati: infatti l’utente ha la facoltà di consultare in maniera esclusiva solo i documenti che fanno parte del suo profilo;
• garantire la conservazione dei documenti in archivio mediante la varietà di chiavi di ricerca per il ritrovamento del documento richiesto;
• permettere di disporre dei documenti in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo collegandosi semplicemente ad internet.

Un ulteriore vantaggio che permette questo sistema informatico, oltre a diminuire le tempistiche iniziali di gestione come creazione e archiviazione, è di rendere semplificata e corretta la loro condivisione.

Si garantisce in tal modo di evitare costi aggiuntivi, relativi all’archiviazione dei documenti e permettere di ottimizzare i tempi e le spese della loro gestione e accettazione.

Distruzione dei documenti aziendali

Un’azienda sia pubblica, che privata, che adotta il sistema informatico di Document Management ottiene come vantaggio anche la distruzione di tutti i documenti giunti al termine del rispettivo ciclo vitale.

In seguito all’introduzione del General Data Protection Regulation, GDPR, si è avuto una intensificazione relativa alle sanzioni previste per i documenti che, nonostante esausti, non sono stati distrutti.

Tale sistema, permette la distruzione in maniera automatica, appena rilevato il termine vitale, garantendo risparmi di tempo nel sistema aziendale, oltre a garantire di non incorrere a sanzioni penali.

Detto ciò quindi, il sistema informatico Document Management, se adottato nella maniera corretta e seria, richiede la conoscenza di competenze specifiche, oltre a una grande esperienza e professionalità nel settore.

Inoltre, tale processo dà alle aziende, sia pubbliche che private, la possibilità di poter affidare la gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti al software che ne gestisce il tutto; ritenendosi utile soprattutto quando all’interno dell’azienda non è presente un personale con le dovute conoscenze e competenze o quando serve guadagnare del tempo per gestire grandi quantità di documenti.